TUGAS PERTEMUAN 1 DAN 3 TEORI ORGANISASI UMUM 1
Arti Pentingnya Organisasi dan
Metode
A. PENGERTIAN ORGANISASI
Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat,
tools. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan
mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk
mencapai tujuan.
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang
berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,
material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain
sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
organisasi. atau dapat disebut sebagai bentuk formal dari sekelompok manusia
dengan tujuan individualnya masing-masing (gaji, kepuasan kerja, dll) yang
bekerjasama dalam suatu proses tertentu untuk mencapai tujuan bersama (tujuan
organisasi). Agar tujuan organisasi dan tujuan individu dapat tercapai secara
selaras dan harmonis maka diperlukan kerjasama dan usaha yang sungguh-sungguh
dari kedua belah pihak (pengurus organisasi dan anggota organisasi) untuk
bersama-sama berusaha saling memenuhi kewajiban masing-masing secara
bertanggung jawab, sehingga pada saat masing-masing mendapatkan haknya dapat
memenuhi rasa keadilan baik bagi anggota organisasi/pegawai maupun bagi
pengurus organisasi/pejabat yang berwenang.
Pengertian organisasi dan metode secara lengkap: rangkaian proses kegiatan yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor yang
menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan
fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang
sah ditetapkan.
Dalam hal
ini banyak sekali pengertian organisasi menurut pendapat-pendapat para ahli
sebagai berikut :
1. Organisasi Menurut Stoner
: Pengertian Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui
mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
: Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I.
Bernard : Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi dapat dilihat dengan cara berbeda, yaitu:
1. Organisasi dalam arti statis
·
Melihat
organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak/diam.
·
Organisasi
dipandang sebagai wadah atau alat untuk mencapai tujuan, wadah bekerjasama,
wadah bagi administrasi dan manajemen yang memungkinnya bergerak.
·
Organisasi
dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja yang bersifat formal yang
tergambar dalam bagan organisasi.
·
Organisasi
seabagi saluran hierarki kedudukan yang ada yang menggambarkan garis wewenang,
garis komando, dan garis tanggung jawab.
2. Organisasi dalam arti dinamis
·
Organisasi
merupakan organ yang hidup, selalu bergerak, mengadakan pembagian tugas
berdasarkan sistem dan ruang lingkup.
·
Terdiri dari
sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
·
2
kemungkinan dalam organisasi yang dinamis, yaitu kemungkinan untuk tumbuh dan
berkembang, serta kemungkinan organisasi untuk mati.
3. Organisasisebagai sistem kerja sama
·
Adanya
sekelompok orang yang mengadakan kerjasama yang dilandasi oleh kesamaan tujuan.
·
Suatu sistem
mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dirumuskan dengan baik dan dilengkapi dengan
wewenang, tugas, dan tanggung jawab.
·
Adanya
spesialisasi fungsi dari suatu tugas bersama.
·
Sistem
terencana dari usaha kerjasama dengan memberikan peran kepada setiap orang
untuk dijalankan, wewenang, tugas, dan tanggungjawab untuk dilaksanakan.
4.
Organisasi sebagai sistem tata hubungan kerja
·
Tata
hubungan pribadi
·
Tata
hubungan formal
·
Tata
hubungan informal
·
Tata
hubungan langsung
·
Tata
hubungan tidak langsung
·
Tata
hubungan vertikal (up/down ward)
·
Tata
hubungan horizontal
·
Tata
hubungan diagonal (up/down ward diagonal)
5. Organisasisebagai proses pembagian tugas
·
Suatu proses
menetapkan dan mengelompokkan jenis pekerjaan yang diikuti pelimpahan wewenang
dan tanggungjawab.
·
Rangkaian
bagian-bagian saling tergantung dan berdiri sebagai sebuah satu kesatuan yang
utuh.
·
Proses
pembagian tugas dan menentukan siapa yang mengemban tugas dan tanggung jawab.
·
Proses
kegiatan penyusunan, pengembangan, pemeliharaan dari pola hubungan kerja dari
bagian-bagian/individu-individu dalam organisasi.
B. MANAJEMEN
DAN ORGANISASI
1. Manajemen
Pengertian dan
peranan manajemen:
Manajemen
dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua
sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap kegiatan
manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.
Fungsi dan
Proses Manajemen:
Fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat dalam proses
manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan di perusahaan manapun.
Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa pendapat mengenai fungsi
manajemen:
1. George
R. Terry
Fungsi
manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.
2.
Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel
Fungsi
manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan
conrtolling.
3.
Henry Fayol
Fungsi
manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan
controlling
Berikut ini
adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas kita
dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan yaitu
perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.
1. Perencanaan
(planning)
Perencanaan
adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka melaksanakan
fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan logis sebelumnya
harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah
selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:
-
Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.
-
Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin
dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.
-
Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.
-
Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk
mencapai
sasaran.
-
Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus
dilakukan.
-
Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang
digunakan
untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.
Planning
yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:
- What
: apa tujuan yang hendak dicapai
- Why
: mengapa hal
tersebut perlu dilakukan.
- Where
: dimana hal tersebut akan dilakukan.
- When
: kapan hal
tersebut akan dilakukan
- Who
: bagaimana cara melakukannya
Fungsi
perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:
a.
Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.
b.
Memusatkan perhatian pada sasaran.
c.
Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif
d.
Memudahkan pengawasan.
e.
Mendorong orang memberikan prestasi.
3.
Pelaksanaan (Actuating)
Actuating
atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari rencana yang
telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-langkah
pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap
anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
§ Actuating
adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh
kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara
efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership).
§
Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja
dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.
4.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan
adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam pengawasan
dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah rencana
dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau
untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya
yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling tidak dilakukan
tiga proses, yaitu:
§
Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.
§
Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya.
§
Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi
kerja.
Proses
Manajemen:
Proses
manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
§
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu
adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan tersebut.
§ Pengendalian,
perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat,
rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus
memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana
mestinya. Aktivitas manajerial
untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
§
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan
antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa
tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan
dengan fungsi pengendalian.
Ciri-Ciri
Manajer Profesioanal:
1. Mempunyai
rasa percaya diri yang besar.
2.
Berpandang jauh kedepan.
3.
Berwawasan luas.
4.
Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil
Keterampilan
manajemen yang dibutuhkan:
Menurut
Robert L.Katz :
1.
Keterampilan konseptual (conceptional skill)
2.
Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)
3.
Keterampilan teknis (technical skill)
Menurut
ricky W. Griffin:
1.
Keterampilan manajamen waktu.
2.
Keterampilan membuat keputusan.
2. Organisasi:
Definisi organisasi
Pengorganisasian
(Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan suatu
struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga
hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan
keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti
yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan
tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu
tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari organisasi:
1.Prof Dr.
Sondang P. Siagian
organisasi ialah
setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang /
beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut
dengan bawahan.
2.Drs.
Malayu S.P Hasibuan
organisasi ialah
suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok
yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya
merupakan alat dan wadah saja.
3. Prof. Dr.
Mr Pradjudi Armosudiro
organisasi adalah
struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok
orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama
mencapai tujuan tertentu.
4. James D
Mooney
Organization is
the form of every human, association for the assignment of common
purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk
pencapaian suatu tujuan bersama.
5. Chester L Bernard (1938)
5. Chester L Bernard (1938)
Organisasi adalah system kerjasama
antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of
two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.
6. Paul
Preston dan Thomas Zimmerer
Organisasi adalah
sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is a collection people,
arranged into groups, working together to achieve some common
objectives).
Fungsi
pengorganisasian:
a. Adanya
pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.
b.
Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah ditetapkan.
c.
Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Selain
mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:
a.
Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.
b.
Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.
c.
Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam melaksanakan tugas.
Pentingnya
mengenal Organisasi:
a.
Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.
b.
Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
c.
Spesialisasi dalam melaksanakan tugas
Bentuk-Bentuk Organisasi:
- Organisasi Garis
: diciptakan oleh Henry Fayol.
Organisasi ini
hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang
turun
langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak
langsung ke
mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.
- Organisasi Garis
dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.
Merupakan
bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari
organisasi garis
seperti adanya pengawasan secara langsung, serta
mengambil
kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya
spesialisasi
kerja.
- Organisasi Fungsional
: diciptakan oleh F.W. Taylor
Bentuk organisasi ini
merupakan gabungan dari bentuk organisasi
fungsional
dan organisasi garis dan staf.
Prinsip-Prinsip Organisasi:
Prinsip-prinsip organisasi banyak
dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan
pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government
Administration” (1965), bahwa
prinsip-prinsip organisasi meliputi:
1) Organisasi Harus
Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk
atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin
suatu organisasitanpa adanya tujuan.
Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan
puskesmas sebagai suatuorganisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai
antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
2) Prinsip
Skala Hirarkhi.
Dalam
suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,
pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam
pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas
jalannya organisasi secara keseluruhan.
3) Prinsip
Kesatuan Perintah.
Dalam hal
ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang
atasan saja.
4) Prinsip
Pendelegasian Wewenang.
Seorang
pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga
perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi
wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam
pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan
keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan
tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5) Prinsip
Pertanggungjawaban.
Dalam
menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada
atasan.
6) Prinsip
Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi,
untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar
kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan
yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai.
Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian
wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas
jalannya organisasi.
7) Prinsip
Rentang Pengendalian.
Artinya
bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan
perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk
dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan
jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip
Fungsional.
Bahwa
seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas
tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari
pekerjaannya.
9) Prinsip
Pemisahan.
Bahwa beban
tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang
lain.
10) Prinsip
Keseimbangan.
Keseimbangan
antara struktur organisasi yang efektif dengan
tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan strukturorganisasi harus
sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.
Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/
kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya
sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya
akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar
seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.
11) Prinsip
Fleksibilitas
Organisasi harus
senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan
dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena
adanya pengaruh di luar organisasi (external factor),
sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai
tujuannya.
12) Prinsip
Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun
bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata
lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
Sebab
keberhasilan dan kegagalan Organisasi:
Keberhasilan
atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para
anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar
para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor
internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.
C. MANAJEMEN DAN TATA KERJA
Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber sumber dan
waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat
sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepatpula.
Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian
tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata
kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
1. Menghindari terjadinya pemborosan di
dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
2. Menghindari
kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.
3. Menjamin adanya pembagian
kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.
Jadi
hubungan antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :
Manajemen :
Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta
waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi
tercapainya tujuan.
Tata Kerja :
Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan
sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
D. MANAJEMEN , ORGANISASI DAN TATA KERJA
Eratnya
hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai
berikut :
·
Manajemen :
Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia
·
Organisasi :
Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerjasama.
·
Tata kerja :
Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan
sehingga tujuan tercapai secara efisien.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar